Vi tar ert team till nya höjder med Microsoft 365

Fastighetsbolaget Jernhusen har tillsammans med Dorite under 2019 infört ett nytt och effektiviserat digitalt arbetssätt med fokus på samarbete och kommunikation baserat på Office 365 och Microsoft Teams.

Utmaning

På Jernhusen hade man en tid haft behov att effektivisera det digitala arbetssättet.  
Varierande IT-mognad, mejlbaserade samarbeten och stort personberoende var några av utmaningarna. Flertalet medarbetare hade under en tid påtalat behovet av ett bättre arbetssätt för samarbeten och kommunikation.  

Man började då använda plattformen Microsoft Teams, som fanns tillgängligt genom befintliga Office 365-licensen. När Teams aktiverades fanns dock inga riktlinjer för skapandet av teams, och kunskapen om Office 365 och Teams var låg. Detta resulterade i ett antal teams som skapades på kort tid utan en enhetlig struktur och förvaltning, och bidrog därmed inte till önskad effekt i form av tydligare och enklare samarbeten och kommunikation.

Lösning

Med hjälp av Dorites modell för effektiva samarbeten baserat på Office 365 implementerade och återlanserade man Teams på Jernhusen med god effekt.  

Modellen bygger på faserna:

Analys – analys och säkerställande av tekniska och organisatoriska förutsättningar

Design – en lösning designades specifikt för Jernhusen, baserat på resultaten från analysen

Adoption – med stort fokus på utbildningsinsatser och kommunikation till verksamheten

I varje fas fanns ett teknik- och verksamhetsfokus. Ett införande av Teams är inte enbart en teknisk lösning utan även ett ändrat beteende förankrat i hela verksamheteten.

I det tekniska spåret implementerades Dorites egenutvecklade provisioneringsverktyg för Teams på Jernhusen. Detta verktyg gör det enklare att få en överblick och förvalta teams, samt se till att skapandet av teams sker på ett kontrollerat sätt.

I verksamhetsspåret låg stort fokus på kommunikation och utbildningsinsatser. Dorites Adoption-modell baserat på Prosci:s ramverk för förändringsledning och omfattades av utbildning, support och workshops för alla medarbetare. Genom avdelningsspecifika workshops säkerställdes att medarbetarna fick hjälp att komma igång med det nya arbetssättet i sin kontext.

De enkäter som besvarats av medarbetarna visar att Jernhusen med hjälp av Dorites lanseringsmodell har lyckats lägga grunden för ett nytt förvaltningsbart och mer effektivt arbetssätt baserat på Office 365 och Teams - där mobilitet, samarbete och struktur ligger i fokus och är förankrat i verksamheten. Projektet tillsammans med Jernhusen stängdes i tid och inom budget.  
Dorites team bestod av: projektledare, lösningsarkitekt, rådgivare och utbildare.