En workshop med snabb och tydlig effekt
Vi kan konstatera att AI är här för att stanna. Fördelarna med att använda AI i vissa typer av uppgifter är så stora att det inte är realistiskt att avstå. Det är också tydligt att många anställda använder olika AI-verktyg i arbetet, även när de inte är säkra på om det är tillåtet. AI-transformationen sker oavsett. Frågan är om man vill att den ska ske kontrollerat eller okontrollerat.
ChatGPT, som för många blev den första kontakten med generativ AI, nådde 100 miljoner användare på mindre än två månader och har funnits sedan 2022. För vissa känns AI helt nytt och okänt, medan generativ AI för andra är lika självklart som att söka information på internet istället för att besöka biblioteket och lika naturligt som att skicka ett mail istället för ett brev. Unga människor som just nu etablerar sig på arbetsmarknaden eller är i början av sina karriärer har ofta aldrig upplevt en arbetsmiljö utan generativ AI som ett av många tillgängliga verktyg. Om man vill vara en attraktiv arbetsgivare som lockar till sig talang och kompetens, kommer man inte kunna förbjuda de verktyg som medarbetarna behöver för att utföra sina jobb effektivt.
Den här workshopen syftar till att ge en tydlig bild av var organisationen befinner sig just nu i AI-transformationen (som ofta börjar långt innan beslut från ledningsnivå fattas) och att staka ut riktningen framåt med tydliga initiativ som kan implementeras direkt efter workshopen.
Förberredelser
Det viktigaste i en förändring är att förstå sitt nuläge. Vi skapar en klar bild över hur organisationen i praktiken fungerar genom att analysera användningsdata, utforma och sammanställa enkäter och genom att djupintervjua utvalda personer.
Användnings-data i M365
Genom att analysera användningsdata från Microsoft 365 får vi fram tydliga och obestridliga insikter om hur arbetet faktiskt utförs i praktiken. Några exempel på vad vi granskar är:
- Benägenhet till digitalt samarbete och interaktion
- Formerna för digitala samarbeten och interaktion
- Dokument och fil-hantering
- Mängden inaktuell information
- Lagring
Enkät-undersökning
Baserat på den information som användningsdatan från Microsoft 365 har gett oss, skickar vi ut enkäter för att undersöka orsakerna bakom insamlad data. Genom enkäterna kan vi även fånga upp medarbetarnas inställningar och åsikter kring både AI och organisationens nuvarande arbetssätt.
Djupintervjuer
När vi genomför djupintervjuerna har vi oftast redan fått en ganska tydlig bild genom användningsdata och enkäter. Dessa preliminära insikter ger oss en bra utgångspunkt, men djupintervjuerna tillåter oss att gå längre och få djupare förståelse. Genom att ställa öppna frågor och lyssna på medarbetarnas detaljerade berättelser och personliga erfarenheter, kan vi upptäcka nyanser och kontextuella faktorer som inte framkommer i kvantitativa data. Djupintervjuerna hjälper oss att identifiera bakomliggande orsaker och motiv som påverkar hur medarbetarna använder verktygen och hur de upplever organisationens arbetsmetoder.
Man kan även välja att lägga till en teknisk tenant-analys i förberedelsearbetet. En teknisk tenant-analys av M365 innebär att vi går igenom ett protokoll av inställningar och konfigurationer i M365. Vi bedömer varje inställning var för sig och markerar med grönt, gult eller rött samt ger en rekommendation som bygger på best practice. Vi undersöker även organisationens kapacitet, kompetens och rutiner som finns som stöd för förvaltning, drift, säkerhet och omvärldsbevakning av M365.
Genomförande
Själva genomförandet av vår workshop består av fem delar. Tidsåtgången beräknas till fyra timmar, men kan modifieras efter önskemål. Se workshopens fem delar nedan:
Praktisk övning:
Innovation och kreativitet
Brainstorming:
Konkreta AI-lösningar
Urval och plan:
Nästa steg
Presentation: Nuläge
Workshopen inleds med att resultaten av förarbetet presenteras. Med hjälp av tydlig och aktuell data skapas en samsyn kring det rådande läget, inklusive de möjligheter och risker som föreligger. Här ges också en kort orientering kring befintliga AI-verktyg, hur andra organisationer använder AI och hur långt olika typer av AI har kommit.
Diskussion: Börläge
I den här delen diskuteras vi vilka mål ni har med AI-transformationen. Vad vill ni uppnå och inom vilken tidsram? Vad krävs för att bli en mer attraktiv arbetsgivare? Hur kan ni tillvarata den potential som finns?
Praktisk övning: Innovation och kreativitet
Vi utför praktiska övningar med fokus på kreativitet, samarbete och kommunikation. Målet med övningarna är att underlätta för er att komma på nya idéer och vägar framåt. Teknikerna som används har stöd i forskning från bland annat Lunds universitet, där man visat på signifikanta ökningar i deltagarnas förmåga att generera både fler och bättre idéer efter bara en kortare tids träning.
Brainstorming: Konkreta AI-lösningar
Denna fas handlar om att generera nya idéer och förslag. Fokus ligger inte på att analysera idéerna i detalj i detta skede, utan på att få fram så många nya idéer som möjligt, vilka senare kan bearbetas. Här används delvis tekniker från det föregående passet.
Urval och plan: Nästa steg
I den avslutande delen av workshopen går vi igenom några av de förslag som kommit upp under brainstormingen. Vi faciliterar en utvärdering av förslagets styrkor och svagheter och undersöker möjligheterna att förbättra dem. Fokus ligger på att ni identifierar och prioriterar vilka idéer som känns mest viktiga att gå vidare med.
